Catatan Kuliah Public Relations ;)

Eksternal Relations

Publik Eksternal adalah publik yang berada di luar organisasi/instansi/perusahaan yang harus diberikan penerangan/informasi untuk dapat membina hubungan baik. Sama juga halnya dengan publik internal maka publik eksternal juga menyesuaikan diri dengan bentuk atau sifat, jenis dan karakter dari organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian maka yang menjadi publik eksternal suatu organisasi akan berbeda dengan organisasi lainnya.

Publik Eksternal Dan Bentuk Hubungan Eksternal Perusahaan

a. Publik Eksternal suatu Perusahaan
1. Publik Pers (Press Public)
2. Publik Pemerintahan (Government Public)
3. Publik Masyarakat Sekitar (Community Public)
4. Publik Rekanan/Pemasok (Supplier Public)
5. Publik Pelanggan (Costumer Public)
6. Publik Konsumen (Consumer Public)
7. Publik Bidang Pendidikan (Educational Public)
8. Publik Umum (General Public)

b. Hubungan Eksternal suatu Perusahaan
Dengan adanya publik eksternal dalam lingkup kegiatan PR tersebut memberikan konsekuensi pada berbagai hubungan bagi masing-masing publik eksternal. Sifat hubungannya disebut hubungan eksternal (Eksternal Relations).

• Beberapa bentuk hubungan internal dalam perusahaan :
1. Press Relations (Hubungan dengan pihak pers)
2. Government Relations (Hubungan dengan pihak pemerintah)
3. Community Relations (Hubungan dengan masyarakat sekitar)
4. Supplier Relations (Hubungan dengan para rekanan/pemasok)
5. Costumer Relations (Hubungan dengan para pelanggan)
6. Consumer Relations (Hubungan dengan pada konsumen)
7. Educational Relations (Hubungan dengan bidang pendidikan)
8. General Relations (Hubungan dengan Umum)

Press Relations (hubungan Dengan Pihak Pers)
Kegiatan PR dalam rangka mengatur dan membina hubungan baik dengan pihak pers. Arti harpiah daripada pers adalah percetakan, namun pada perkembangan selanjutnya istilah pers dapat diartikan sebagai pihak-pihak yang berkecimpung dalam hal pemberitaan, jadi tidak saja surat kabar, tapi juga meliputi berbagai media seperti TV, Radio, dsb. Prinsipnya Press Relations adalah membina hubungan baik dengan orang-orang pers. Disamping membina, seorang PRO juga harus mengatur dan mengembangkan hubungan baik dengan pers dsb.
PR harus mempunyai hubungan yang baik dengan pers, sebab mereka mempunyai peranan penting dalam kemajuan dan perkembangan perusahaan/instansi yang menyangkut pemberitaan baik negative maupun positif. Jadi pers merupakan kunci kesuksesan dari kegiatan public relations suatu perusahaan.
• Bentuk Hubungan Pers :
1. Press Release
2. Press Conference
3. Press Room
4. Press Tour
5. Press Reception

Government Relations (hubungan dengan pihak pemerintah)
Kegiatan PR dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan dengan pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah atau dengan jawatan-jawatan resmi yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan.
• Bentuk hubungan Government Relations, antara lain :
1. Memberikan ucapan selamat hari jadi pemerintah, pemerintah daerah atau kota.
2. Pengiriman agenda bagi instansi-instansi pemerintah terkait.
3. Mengadakan kegiatan kesenian, olah raga, mensponsori kegiatan baik dalam konteks nasional maupun internasional dalam rangka mengharumkan nama bangsa.
4. Mengundang pejabat pemerintah untuk meresmikan suatu acara perusahaan.
5. Melakukan kegiatan lobby secara baik dengan pihak pemerintah untuk memperlancar suatu kegiatan perusahaan.

Community Relations (hubungan dengan komunitas)
Kegitan PR dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan baik dengan masyarakat setempat, yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan perusahaan. Yang dimaksud dengan community disini adalah masyarakat sekitar/masyarakat setempat/tetangga.
• Kegiatan community relations yang harus dilaksanakan, misalnya :
1. Memberikan beasiswa bagi yang memerlukan khususnya bagi masyarakat sekeliling perusahaan.
2. Mendirikan sekolah-sekolah dalam usaha menggalakan pendidikan.
3. Mendirikan asrama-asrama bagi mereka yang memerlukan
4. Mendirikan tempat ibadah.
5. Mengadakan pembagian makanan, dll.
Yosal dalam bukunya: “community relations bisa dipandang sumbangan kecil yang berarti yang diberikan organisasi sebagai warga Negara bersama dengan komunitas di sekitarnya untuk mengatasi permasalahan-permasalahan besar tadi pada tingkat lokal dengan memperhatikan prinsip berkelanjutan. Dan fokus perhatiannya adalah pada upaya mengatasi permasalahan langsung oleh komunitas.”
Dalam konteks PR, corporate social responsibility (CSR) itu di impolementasikan dalam program dan kegiatan community relations. Bisa juga dinyatakan, community relations merupakan bentuk CSR. Ada yang memberikan beasiswa, memberikan bantuan buku, merehabilitisasi lingkungan hidup, atau membantu usaha kerajinan masyarakat.
• Tiga bidang perhatian berbagai organisasi bisnis di Indonesia yakni :
1. Pendidikan
2. Kesehatan
3. seni- budaya

Supplier Relations (hubungan dengan pemasok)
Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan dengan para investor agar segala kebutuhan organisasi/perusahaan/instansi dapat diterima dengan baik.
Semua perusahaan sukses membangun hubungan yang kuat dengan pemasok mereka. Perusahaan tidak terisolasi entitas yang hanya membeli barang dan jasa dari individu yang kebetulan dapat menyediakan mereka pada waktu tertentu. Perusahaan biasanya melakukan pembelian yang lebih besar. Pada kenyataannya, perusahaan yang sukses menyadari kebutuhan untuk membangun jembatan antara organisasi mereka dan vendor bahwa mereka bekerja dengan dengan membuat pembeli kuat / hubungan penjual.
Supplier hubungan berbeda dari transaksi pembelian sederhana dalam beberapa cara. Pertama, akan ada rasa komitmen ke pemasok.Sebagai contoh, jika vendor menjual bola lampu, ia dapat merasa yakin bahwa pembeli akan datang kepadanya pada saat ia mewakili perusahaan memerlukan pengiriman baru dari bola lampu. Unsur lain dari hubungan ini pemasok adalah perencanaan maju. Pembeli tidak hanya berkomunikasi dengan pemasok ketika kebutuhan pengadaan muncul, mereka juga menghubungi mereka untuk mendiskusikan kebutuhan masa depan mereka dan untuk menentukan cara terbaik untuk memenuhi kebutuhan itu dengan bekerja sama.

Costumer Relations (hubungan dengan pelanggan)
Sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi. Crm melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service).
• Sebuah sistem Costumer Relations harus bisa menjalankan fungsi:
1. Mengidentifikasi faktor-faktor yang penting bagi pelanggan.
2. Mengusung falsafah customer-oriented (customer centric).
3. Mengadopsi pengukuran berdasarkan sudut pandang pelanggan.
4. Membangun proses ujung ke ujung dalam melayani pelanggan
5. Menyediakan dukungan pelanggan yang sempurna
6. Menangani keluhan/komplain pelanggan
7. Mencatat dan mengikuti semua aspek dalam penjualan
8. Membuat informasi holistik tentang informasi layanan dan penjualan dari pelanggan

Consumer Relations (hubungan dengan konsumen)
Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan baik dengan para konsumen agar produk yang kita buat dapat diterima dengan baik oleh para konsumen. Salah satu kegiatan mengadakan hubungan baik dengan consumer sama dengan costumer yaitu dengan pelayanan melalui iklan, karena disamping mempromosikan hasil produksi perusahaan yang tentunya memberikan keuntungan di pihak perusahaan juga ada keuntungannya bagi pihak consumer yaitu bagi pihak consumer merupakan input tentang bagaimana barang tersebut digunakan dan apa keuntungannya jika consumer menggunakan barang tersebut.
• Kegiatan Consumer Relations diantaranya adalah :
1. Memberikan ucapan selamat hari raya kepada pelanggannya.
2. Memberikan ucapan selamat tahun baru untuk nasabah.
3. Pemberian kalender
4. Pemberian buku telepon
5. Melakukan publisitas
6. Memberikan informasi kegiatan periklanan
7. Memberikan potongan harga, dll

Educational Relations (hubungan dengan bidang pendidikan)
Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan membina hubungan baik dengan lembaga-lembaga pendidikan. Misalnya:
1. Memberikan sumbangan dana untuk pendidikan
2. Memberikan sumbangan untuk pembangunan sekolah
3. Memberikan beasiswa
4. Menjadi bapak asuh bagi siswa berprestasi, dsb.

General Relations (hubungan dengan masyarakat umum)
Mengatur dan membina hubungan baik dengan publik umum sehingga produk/jasa dari perusahaan kita dapat menjadi perhatiannya dan selanjutnya public umum ini dapat menjadi konsumen/pelanggan kita.

Employee Relations (hubungan dengan karyawan)
Hubungan Karyawan melibatkan tubuh bekerja berkaitan dengan mempertahankan hubungan majikan-karyawan yang berkontribusi terhadap produktivitas memuaskan, motivasi, dan moral. Pada dasarnya, Hubungan Karyawan berkaitan dengan mencegah dan menyelesaikan masalah yang melibatkan individu-individu yang timbul dari atau mempengaruhi situasi kerja.
Nasihat ini diberikan kepada supervisor bagaimana memperbaiki kinerja yang buruk dan kesalahan karyawan. Dalam hal demikian, disiplin progresif dan dan persyaratan peraturan lainnya harus dipertimbangkan dalam mempengaruhi tindakan disiplin dan dalam menyelesaikan keluhan pegawai dan banding. Informasi diberikan kepada karyawan untuk mempromosikan pemahaman yang lebih baik dari gol manajemen dan kebijakan. Informasi juga diberikan kepada karyawan untuk membantu mereka dalam memperbaiki kinerja yang buruk, atau mematikan perbuatan tugas, dan / atau untuk menangani masalah-masalah pribadi yang mempengaruhi mereka di tempat kerja. Karyawan disarankan tentang peraturan yang berlaku, peraturan perundangan, dan perjanjian tawar-menawar. Karyawan juga dianjurkan tentang keluhan mereka dan hak banding dan diskriminasi dan perlindungan whistleblower.

Media Relations (hubungan dengan media)
Philip Lesly (1991:7) memberikan definisi Media Relations sebagai hubungan dengan media komunikasi untuk melakukan publisitas atau merespon kepentingan media terhadap kepentingan organisasi.
Yosal Iriantara (2005:32) mengartikan Media Relations merupakan bagian dari Public Relations eksternal yang membina dan mengembangkan hubungan baik dengan media massa sebagai sarana komunikasi antara organisasi dengan publik untuk mencapai tujuan organisasi.
Stanley J Baran (2004, 361) mendefinisikan Media Relations sebagai “…the public relations professional maintain good relations with professionals in the media, undestrand their deadlines and other restraints, and earn their trust”.

"Media Relations adalah relasi yang dibangun dan dikembangkan dengan media untuk menjangkau publik guna meningkatkan pencitraan, kepercayaan, dan tercapainya tujuan-tujuan individu maupun organisasi/perusahaan. Fungsi media relations adalah meningkatkan citra perusahaan, meningkatkan kepercayaan publik, meningkatkan point of selling, membantu perusahaan keluar dari komunikasi krisis, dan meningkatkan relasi dari beragam publik."

Perusahaan mengunakan media massa sebagai medium penyampai pesan dan pencitraan kepada publik. Semakin banyak akses yang didapat publik dari media massa berkaitan dengan produk atau layanan yang diberikan oleh perusahaan, maka diharapkan semakin besar tingkat kepercayaan publik. Pada akhirnya publik akan memakai produk atau jasa perusahaan yang dipublikasikan media; atau setidaknya, publik dapat menjadi saluran kembali yang secara tidak langsung mempromosikan produk atau jasa kepada komunitasnya melalui word of mouth.
Hafied Cangara (2003: 134-135) memaparkan lima karakteristik media massa.
1. bersifat melembaga, pihak yang mengelola media melibatkan banyak individu mulai dari pengumpulan, pengelolaan sampai pada penyajian informasi.
2. bersifat satu arah.
3. jangkauan yang luas, artinya media massa memiliki kemampuan untuk menghadapi jangkauan yang lebih luas dan kecepatan daris egi waktu. Juga, bergerak secara luas dan simultan di mana dalam waktu bersamaan informasi yang disebarkan dapat diterima oleh banyak individu.
4. pesan yang disampaikan dapat diserap oleh siapa saja tanpa membedakan faktor demografi seperti jenis kelamin, usia, suku bangsa, dan bahkan tingkat pendidikan.
5. dalam penyampaian pesan media massa memakai peralatan teknis dan mekanis.
Fungsi-fungsi inilah yang menempatkan media relations sebagai bagian dari aktifitas public relations.